Privacy beleid

Privacybeleid Versie: 10-11-2018

Dit document bevat het privacybeleid van Scouting Esjeeka. Dit privacybeleid is opgesteld in het kader van de privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die per 25 mei 2018 van kracht is. Scouting Esjeeka gebruikt en verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van haar activiteiten. Wij willen onze leden en de ouders/verzorgers van jeugdleden met dit privacybeleid graag duidelijk en transparant informeren over hoe wij met persoonsgegevens en privacy omgaan.

Privacystatement en privacybeleid Scouting Nederland
Scouting Esjeeka gaat bewust om met persoonsgegevens. Het privacybeleid van Scouting Nederland vormt de basis voor het privacybeleid van Scouting Esjeeka. Voor een algemene toelichting hoe Scouting Esjeeka omgaat met persoonsgegevens verwijzen wij naar het privacystatement van Scouting Nederland. Hierin wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens via het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland, dat ook door Scouting Esjeeka gebruikt wordt voor de administratie van persoonsgegevens. Het privacystatement en privacybeleid van Scouting Nederland is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Van wie verwerkt Scouting Esjeeka persoonsgegevens?
Scouting Esjeeka verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

  • Jeugdleden en vrijwilligers van Scouting Esjeeka
  • Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Scouting Esjeeka of ooit een lidmaatschap hebben gehad
  • Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Dit document beschrijft met name hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van jeugdleden en vrijwilligers van Scouting Esjeeka.

Doel van het gebruik van persoonsgegevens
Scouting Esjeeka gebruikt persoonsgegevens voor de organisatie en uitvoering van activiteiten binnen Scouting Esjeeka, contributieheffing en communicatie met de leden en ouders/verzorgers van jeugdleden. Basisgegevens zoals naam en e-mailadres van oud-leden worden bewaard. Deze gegevens worden bijvoorbeeld gebruikt bij het organiseren van een reünie.

Lidmaatschapsregistratie
Wanneer iemand lid wil worden van Scouting Esjeeka vult hij/zij een inschrijfformulier in, of in geval het een minderjarig lid betreft vullen de ouders/verzorgers dit inschrijfformulier in. De gegevens van dit formulier worden verwerkt in het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland.

Inzage en mogelijkheid tot wijzigen gegevens
Leden hebben inzage in de eigen persoonsgegevens in Scouts Online (SOL) op https://sol.scouting.nl/. Iedereen die actief lid is van Scouting Nederland kan een account krijgen voor SOL en zo zijn/haar eigen gegevens inzien en wijzigen. Wijzigingen dienen tevens te worden doorgegeven via de teamleider van de eigen speltak.

In Scouts Online kunnen binnen een speltak leden en (bege)leiding de algemene persoonsgegevens van elkaar inzien. Indien een lid of (bege)leiding dit niet wenselijk vindt, heeft deze binnen SOL de mogelijkheid om de eigen gegevens op verborgen te zetten. Als dit gedaan wordt, zijn deze persoonsgegevens enkel nog inzichtelijk voor de teamleider en de gegevensbeheerder(s) van de eigen speltak

 In Scouts Online kunnen verder bestuursleden welke persoonsgegevens functioneel nodig hebben (Secretaris, penningmeester en ledenadministratie) persoonsgegevens van een lid inzien. Zij kunnen deze persoonsgegevens ook inzien indien een lid deze verborgen heeft.

Gezondheidsformulier
Scouting Esjeeka hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Daarom zijn wij van mening dat het noodzakelijk is dat de directe (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik.

Om te beschikken over deze informatie wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier. Scouting Esjeeka hanteert een standaard gezondheidsformulier, welke door alle speltakken gebruikt wordt. Het gezondheidsformulier dient bij inschrijving ingevuld en ondertekend te worden. Daarnaast dient het formulier éénmaal per jaar, over het algemeen voor het zomerkamp, opnieuw ingevuld en ondertekend te worden zodat de gegevens actueel zijn en blijven. Het oude gezondheidsformulier wordt vernietigd na ontvangst van een nieuw gezondheidsformulier. De ouder of wettelijke vertegenwoordiger blijft tussentijds verantwoordelijk voor het up to date houden van de gegevens en vult bij relevante wijzigingen een nieuw formulier in.

De ingeleverde gezondheidsformulieren worden per speltak zoveel mogelijk afgesloten bewaard. Bij activiteiten buiten de blokhut worden deze zo zorgvuldig mogelijk bewaard. De informatie uit het gezondheidsformulier wordt niet digitaal geregistreerd. De gezondheidsformulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de eigen speltak. Een uitzondering hierop zijn de gezamenlijke activiteiten. Tijdens deze activiteiten mogen stafleden van de deelnemende speltakken persoonsgegevens van deelnemende leden, gezamenlijk bewaren en kunnen stafleden de gegevens indien nodig inzien.

Wanneer een lid overvliegt naar een volgende speltak, zal het gezondheidsformulier fysiek overgedragen worden naar de volgende speltak.

Financiële gegevens
Om de financiële administratie uit te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Machtigingsgegevens worden geregistreerd in SOL, alleen de penningmeester van Scouting Esjeeka heeft inzicht in de financiële gegevens in SOL. De machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek en afgesloten bewaard door de penningmeester.

Zodra een lid zich uitschrijft bij Scouting Esjeeka of de machtiging intrekt zal Scouting Esjeeka deze machtiging nog minimaal 13 maanden bewaren. Dit termijn is wettelijk bepaald. Daarna zal de machtiging zo snel mogelijk vernietigd worden.

Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG)
Scouting Esjeeka vereist van iedereen die vrijwilliger wil worden bij Scouting Esjeeka om het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). (Aspirant-)vrijwilligers vragen deze VOG zelf aan en leveren deze aan bij de ledenadministratie. De ledenadministratie verwerkt de ontvangst in SOL en bewaart de ontvangen VOGs op een afgesloten plaats.

Indien een vrijwilliger stopt en deze persoon wordt uitgeschreven als lid bij Scouting Esjeeka wordt zijn/haar VOG binnen 2 maanden na uitschrijving vernietigd.

Scouting Esjeeka Nieuwsbrief
Scouting Esjeeka maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante informatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Standaard ontvangen alle leden deze nieuwsbrief, maar er is de mogelijkheid om zich voor deze nieuwsbrief af te melden (opt-out). Voor het opstellen en verzenden van de nieuwsbrief en bewaren van de adressenlijst voor deze nieuwsbrief maakt Scouting Esjeeka gebruik van Mailchimp, www.mailchimp.com. Hierin worden enkel de e-mailadressen bewaard. Bij een opt-out wordt het mailadres waarvoor de opt-out is aangevraagd uit de lijst verwijderd.

Website van Scouting Esjeeka
Op www.esjeeka.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website. Er worden geen persoonsgegevens van jeugdleden opgeslagen op de website van Scouting Esjeeka.

Beeldmateriaal
Scouting Esjeeka maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Esjeeka en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt via het inschrijfformulier expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken, echter is het niet mogelijk om per direct al het beeldmateriaal te verwijderen (bijvoorbeeld een bestaande brochure) Het verzoek tot intrekken van toestemming gebruik van beeldmateriaal dient schriftelijk gedaan te worden via het bestuur (bestuur@esjeeka.nl). De administratie van deze toestemming wordt bijgehouden in SOL.

Delen en verwerking van persoonsgegevens buiten Scouting Esjeeka
Scouting Esjeeka deelt in principe geen persoonsgegevens met organisaties buiten Scouting Nederland. Indien het noodzakelijk is dat Scouting Esjeeka persoonsgegevens met een externe organisatie deelt ten behoeve van een te leveren dienst aan Scouting Esjeeka, zal het gebruik van deze persoonsgegevens door deze organisatie worden vastgelegd middels de ‘voorbeeldovereenkomst voor het delen van persoonsgegevens’ van Scouting Nederland waarin onder andere wordt vastgelegd dat deze persoonsgegevens na gebruik geretourneerd of vernietigd worden.

Geheimhouding
Personen die permissie hebben om persoonsgegevens (zowel algemene als bijzondere gegevens) te registreren en te raadplegen, zijn verplicht tot geheimhouding tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken. Denk bijvoorbeeld het delen van gegevens op verzoek van politie of brandweer of delen van gegevens bij noodzaak tot medische hulp, maar ook bij het huren van een kampterrein of inschrijven voor regionale activiteiten. Uitgangspunt is dat Scouting Esjeeka steeds kritisch zal afwegen of informatie gedeeld kan worden.

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek, dienen leden, vrijwilligers en (bege)leiding dit te melden bij het Bestuur van Scouting Esjeeka. Vervolgens wordt dit door het bestuur van Scouting Esjeeka gemeld bij Scouting Nederland conform het ‘protocol datalekken verwerkers’. Scouting Nederland zal vervolgens bepalen of het daadwerkelijk een datalek betreft en indien nodig er een melding van maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien de aard van het datalek dusdanig is dat de betrokkenen dienen te worden geïnformeerd, zal dit zo snel mogelijk gedaan worden door het landelijk servicecentrum van Scouting Nederland.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Een inzageverzoek in het kader van SAR of een beroep op het recht op vergetelheid (RTBF) dient altijd te worden ingediend bij de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Dit team draagt zorg voor de afhandeling van het verzoek en betrekt en ondersteund daarbij de organisatieonderdelen waar de persoon verder toe behoort, zoals Scouting Esjeeka, bij de uitvoering van het verzoek. Het doen van een beroep op het recht op vergetelheid heeft de consequentie dat het lid wordt uitgeschreven bij Scouting aangezien de gegevens van het lid nodig zijn voor de uitvoering van activiteiten.

Vaststelling en wijziging van het privacybeleid
Het privacybeleid van Scouting Esjeeka wordt vastgesteld door de leden van Scouting Esjeeka op de Groepsraad. Eventuele wijzigingen in het privacybeleid zullen steeds door de groepsraad worden vastgesteld alvorens deze van kracht zijn.

Communicatie omtrent privacybeleid
Het privacybeleid van Scouting Esjeeka is terug te vinden via www.esjeeka.nl en op te vragen via het bestuur via bestuur@esjeeka.nl. Ook zullen alle leden na vaststelling van (wijzigingen in) het privacybeleid hiervan via e-mail op de hoogte worden gesteld.

Vragen of opmerkingen
Vragen of opmerkingen over dit privacybeleid kunnen gesteld worden aan het bestuur van Scouting Esjeeka via bestuur@esjeeka.nl